Archiwizacja i elektroniczny obieg dokumentów mogą usprawnić działanie każdej firmy. Poznaj korzyści przechowywania dokumentów w wirtualnym biurze!
Archiwizacja i elektroniczny obieg dokumentów w wirtualnym biurze. Zadbaj o bezpieczne miejsce przechowywania Twoich dokumentów!
Faktury, listy polecone, umowy handlowe, reklamacje, wnioski, rachunki – to rodzaje dokumentów, z którymi ma do czynienia praktycznie każdy przedsiębiorca. W tradycyjnym biurze przeobrażają się one zazwyczaj w stertę papierów na biurku, przechowywaną następnie w kilkunastu różnych segregatorach lub teczkach. Prawda jest jednak taka, że gdy w trybie pilnym musimy znaleźć przynajmniej jeden z tych dokumentów, pojawia się bardzo duży problem z ustaleniem jego lokalizacji. I właśnie w tej kwestii pomocna może okazać się usługa archiwizacji i elektronicznego obiegu dokumentów, którą oferuje wirtualne biuro City Office w Warszawie.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów
Oferowana usługa archiwizacji dokumentów polega na ich praktycznej segregacji, a następnie przechowywaniu w formie elektronicznej. Jej celem jest uporządkowanie wszystkich dokumentów spływających do firmy w taki sposób, by przedsiębiorca lub upoważnieni do tego pracownicy mieli do nich szybki i łatwy dostęp. Jest to szczególnie dobre rozwiązanie w przypadku tych firm, które nie posiadają własnego biura, a jednocześnie dostatecznej ilości miejsca na przechowywanie dokumentów. W wirtualnym biurze City Office przedsiębiorcy mają dostęp do specjalnego Panelu Klienta, który usprawnia cały proces obsługi m. in. korespondencji przychodzącej, a tym samym archiwizacji dokumentów.
Skanowanie dokumentów
W wirtualnym biurze City Office zajmujemy się nie tylko archiwizowaniem i przechowywaniem ważnych dokumentów, ale też skanowaniem napływającej do biura korespondencji. Wirtualni pracownicy powiadamiają przedsiębiorcę mailowo lub telefoniczne o nadejściu korespondencji, a na jego życzenie skanują ją i dostarczają w formie elektronicznej. Warto zaznaczyć, że wirtualne biuro cechuje duża szybkość działania, dlatego możemy oczekiwać, że nadesłana do nas tradycyjna korespondencja znajdzie się zeskanowana na naszej skrzynce mailowej już w ciągu godziny.
Archiwizowanie dokumentów a bezpieczeństwo
Dzięki archiwizacji różnych pism czy druków urzędowych zdecydowanie poprawi się system obiegu dokumentów w naszej firmie. Zastąpienie papierowej formy dokumentu jego elektroniczną wersją sprawi, że nasze biuro zacznie funkcjonować dużo sprawniej. Co więcej, ważne dla nas dokumenty będą znajdowały się w bezpiecznym miejscu – nie ma obawy, że poufne dane trafią w niepowołane ręce, a istotne dla nas pisma zniszczą się w wyniku nieprzewidzianych wydarzeń. Warto też podkreślić, że pracowników wirtualnego biura obowiązuje zachowanie pełnej dyskrecji w kwestii naszych osobistych danych czy treści dokumentów. W związku z tym odnoszenie korzyści z usług wirtualnego biura będzie możliwe przy zachowaniu pełnego zaufania do wirtualnych pracowników.
Obowiązek przechowywania dokumentów
Archiwizacja dokumentów to usługa, która nie tylko zapewni przedsiębiorcy dużą wygodę i usprawni codzienne funkcjonowanie biura, ale też pomoże spełnić obowiązek przechowywania wybranych dokumentów przez kilka lat np. informacje podatkowe dla Urzędu Skarbowego. Dzięki temu (w razie potrzeby) nie będziemy musieli tracić swojego cennego czasu na poszukiwania wybranych pism w tradycyjnym archiwum papierowym.
