E-sekretariat to jedna z podstawowych usług w zakresie działania wirtualnego biura. Zapewnij swojej firmie profesjonalną obsługę klienta w ramach wynajmu biura!
Obsługa wirtualnego biura krok po kroku. Zobacz, w czym możemy Ci pomóc!
Wbrew pozorom wirtualne biuro to nie tylko możliwość wynajmu atrakcyjnego adresu do korespondencji w prestiżowej dzielnicy miasta. Decydując się na bardziej rozbudowany pakiet w ramach wirtualnego biura, otrzymujemy również profesjonalną usługę biura obsługi klienta, która znacznie ułatwi codzienne funkcjonowanie naszej firmy. Jak w praktyce wygląda funkcjonowanie e-sekretariatu? I w jaki sposób wirtualni pracownicy mogą odciążyć nas w wykonywaniu codziennych obowiązków?
Wirtualny adres korespondencyjny
Rejestrując swoją firmę w wirtualnym biurze i decydując się na wybór bardziej rozbudowanego pakietu, otrzymujemy możliwość całkowitego przeniesienia firmowej lub prywatnej poczty na wirtualny adres korespondencyjny. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie szczególnie w przypadku, gdy:
- nie chcemy, aby firmowa poczta trafiała na nasz prywatny (domowy) adres,
- nasza praca wiąże się z częstymi wyjazdami lub koniecznością opuszczania miejsca zamieszkania w ciągu dnia,
- nie możemy pozwolić sobie na stratę zbyt dużej ilości czasu na stanie w kolejce w urzędzie pocztowym, a tym samym nadawanie lub odbieranie listów poleconych kilka razy w tygodniu.
W biurze wirtualnym wszystkie obowiązki, związane z codzienną korespondencją firmy, spadają na wykwalifikowaną obsługę, zaś my zyskujemy dodatkowy czas na realizację ważnych projektów.
Co dzieje się z korespondencją w biurze online?
- Korespondencja firmy, która przychodzi na adres wirtualnego biura, jest archiwizowana w taki sposób, abyśmy mieli do niej łatwy, szybki i bardzo wygodny dostęp.
- Za każdym razem, gdy na nasz wirtualny adres zostanie dostarczona przesyłka, zostajemy o tym poinformowani telefonicznie, mailowo lub przy pomocy wiadomości SMS.
- Na nasze życzenie pracownicy wirtualnego biura mogą skanować zawartość poczty, a następnie wysyłać ją pod wskazany adres e-mail.
- Oryginały wszelkich dokumentów oraz listów są przechowywane przez e-sekretariat, a następnie wysyłane do przedsiębiorcy.
- Korespondencję możemy też odebrać osobiście w dogodnym dla nas terminie w siedzibie wirtualnego biura.
- Przedsiębiorca posiada też dostęp do specjalnego Panelu Klienta, który pozwala m. in. na obsługę poczty i kontrolowanie pracy wirtualnego biura.
E-księgowość – wszystko w jednym miejscu
W wirtualnym biurze City Office w Warszawie, poza pełną obsługą korespondencji, możemy również skorzystać z usług księgowości, co pozwoli nam sprawnie zarządzać swoją firmą praktycznie w jednym miejscu. Możemy zdecydować się na usługę uproszczonej bądź pełnej księgowości – wszystko w zależności od wybranego pakietu oraz potrzeb naszej firmy. Wybierając usługę księgowości w wirtualnym biurze, otrzymamy profesjonalną pomoc w prowadzeniu ksiąg handlowych, KPIR, a także kadr i płac. Dodatkowo istnieje też możliwość przekazywania dokumentów drogą elektroniczną oraz skorzystania z kompleksowych konsultacji bilansowych lub podatkowych.
Pomoc przy rejestracji spółki
W wirtualnym biurze możemy też liczyć na profesjonalną pomoc oraz doradztwo przy wypełnianiu skomplikowanej dokumentacji urzędowej np. podczas rejestracji podmiotu gospodarczego w KRS, US, ZUS czy GUS. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że nasza firma działa nie tylko sprawnie, ale też całkowicie zgodnie z prawem.
